会議の新しいバージョンWeb会議

インターネットから面白いシステムを見つけたといって、Web会議というサイトを紹介されました。私と友人が共同経営しているこの会社も会議やミーティングやいろいろありますが、経費削減を注意しながら実行しているので、このWeb会議だったら、絶対に役立つシステムだと言われたのです。我が社は建設事業を担当していますが、ミーティングが揃わない、連絡ミスも立て続けだったので、何か改善方法をと探していたこともありました。

初めは、インターネットを経由したシステムは、情報漏れの心配もあり却下しようかと思ったのです。でも、Web会議のサイトをよく見ると、意外と使えるシステムだと友人からも意見がありました。私もよく見ると、同じ意見ですが、使ってみないと社員たちに受け入れられるのか分かりません。ですから、試してみることにしたのです。会議は場所を選ばないですが、参加が不可能な方に関しては、パソコンからの参加、そして書類も印刷したものではなく、パソコンから一斉に配ることにしました。書き込みや意見、いろいろ人数分の顔が画面で確認できるので、参加できないといった社員も、参加しているような気持ちになったと聞きました。

いろいろ、試験的にミーティングやそして経費削減に貢献できたのは、備品です。印刷代、用紙代、そしてインク代もそうです。ホッチキスもそうですが、細かく言うとキリがありません。備品も積もればかなりの額になりますが、必要最低限ですめば嬉しいことです。そして、交通費といった会議に参加するために、会社に戻る交通費も同じように削減が成功しました。外出先のアクセス可能な場所については、宿泊ホテルなどからでも参加できます。動画や写真、そして計算書などもそうですが、書類の受取がはっきりとしているため、かなりよくなりました。この結果を受けて、引き続き、我が社では、Web会議システムを導入して、いろいろ広がりを探求しています。